אינטראקטיביות היא שם המשחק – טפסים בעולם הדיגיטלי

יום ד', 23 בנובמבר 2016

מי שהמילים "טופס אינטראקטיבי" עוד לא שגורות בפיו כדאי שיתחיל לשנן. מהיום אינטראקטיביות היא שם המשחק. נציג הארגון, לא צריך לחכות עד שהלקוח ישלח טופס ידני מלא וחתום, הכול מתבצע באמצעות הטלפון החכם. לקוח מקבל טופס באופן מקוון, ממלא אותו, מוסיף תמונות או קבצים אחרים במידת הצורך וחותם דיגיטלית. לאחר מכן, ניתן להעביר את הנתונים ישירות למערכות ארגוניות. (כגון מערכת ה (CRM.

במידה והלקוח זקוק לעזרה אנושית בעת מילוי הטופס, הארגון יכול לאפשר לו לקבל תמיכה באמצעות שיתוף מסך. כך שנציג הארגון יכול לצפות במסמך של הלקוח ולסייע לו מיידית במילוי הטפסים.

הטופס האינטראקטיב הרב ערוצי הוא אחד החידושים שהוצגו  בכנס KM- כנס ניהול הידע והמסמכים לשנת 2016. הכנס מהווה את הוועידה השנתית לחדשנות ועסקים בתחום ניהול מסמכים בארגון וניהול ידע 2016.

אם עד היום ברוב המקרים תהליך מילוי הטפסים היה כזה: נציג הארגון היה צריך לשלוח טפסים בפקס, להמתין עד שיקבל אותם בחזרה, לבדוק אותם ובהרבה מקרים גם לדבר עם הלקוח ולבקש ממנו לשלוח אותם שוב. רק לאחר מכן יכל להזין את הנתונים למערכת הארגונית. היום באמצעות הטופס האינטראקטיבי כמו של PrintBOS  הכל מבוצע ביחידת זמן אחת: הלקוח ממלא את הטופס, מקבל עזרה במקום מידת הצורך, הטופס נשלח רק אם כל הפרטים מולאו כראוי וכשהוא מגיע לארגון נתוניו מוזנים אוטומטית במערכת הארגונית.

התהליך האינטראקטיבי מאפשר לנציג לטפל במספר תהליכים רב, מקצר משמעותית את זמן הטיפול בלקוח, מונע טעויות הקלדה ושומר על איכות הסביבה (פסולת נייר היא אחת מהבעיות האקולוגיות שמטרידות ארגונים לשימור הסביבה בכל העולם).

"בעבר כל נושא הטפסים היה בשיטת 'שגר ושכח. זה היה מצב בו הארגון מאבד את הבקרה על טפסים שנשלחו. בזכות המהפכה שמובילה הטכנולוגיה הישראלית של PrintBOS  ניתן לעקוב אחרי כל טופס ולנהל אותו גם אחרי שהוא הגיע ללקוח. זאת מהפכה שמשנה את כל הקשר בין הארגון ללקוחותיו והופכת אותו ליותר מותאם אישית, עדכני ומודרני".