בעלי גישה ל-SharePoint בארגון נמנעים מלהשתמש בו

יום ג', 28 ביוני 2011

36% מבעלי הגישה ל-SharePoint נמנעים מלהשתמש בו. נתון זה עולה מסקר שבצעה חברת הרמוני על הרגלי השימוש ב-SharePoint בארגונים. הסקר נערך בין 317 עסקים בארה"ב בהם 100 עובדים ויותר, העושים שימוש יומיומי בדוא"ל.

מתוך הנשאלים, אשר השתתפו בסקר היו עובדים ממחלקות המכירות, השיווק, משאבי האנוש והמחלקות המשפטיות בארגונים. 34% מתוך בעלי הגישה ל-SharePoint העידו כי הם משתמשים במערכת אחת ליום או יותר. 36% מהנשאלים העידו כי למרות הגישה למערכת, הם נמנעים לעשות בה שימוש, או משתמשים בה אחת לחודש בלבד (33.93% - משתמשים אחת ליום או יותר ; 30.36% משתמשים אחת לשבוע לערך ; 19.64% משתמשים אחת לחודש לערך ; 16.07% לא משתמשים במערכת כלל).  

80%   מהמשתמשים בדוא"ל, שיש להם גם גישה ל-SharePoint ממשיכים לשלוח מסמכים באמצעות דוא"ל הלוך ושוב וזאת במקום לשלוח קישור של המסמך המאוכסן ב-SharePoint ולהפיק את התועלת מהשימוש של שירותי ניהול המסמכים ב-SharePoint(כגון: check in, check out, ניהול גרסאות וכד'). נתון זה הינו עקבי לגבי כלל האוכלוסייה של משתמשי הדואר האלקטרוני שהשתתפו בסקר. בנוסף,  83% מהמשתמשים בדוא"ל מעדיפים לשלוח מסמכים באמצעות דוא"ל הלוך ושוב וזאת במקום לשמור/להעלות את המסמך מתיקיה ציבורית או תיקיה/ סביבת עבודה משותפת בארגון. 

אחת השאלות שנשאלו המשתתפים בסקר הייתה : כתבת מסמך דיגיטאלי וברצונך כי אחד מעמיתיך או יותר יעבור עליו. באיזו שיטה אתה משתמש באופן השכיח ביותר ?  83.28% מהנשאלים השיבו : שולח לכל המכותבים באימייל ; 12.3% מהנשאלים השיבו : מעלה את המסמך על תיקייה משותפת או shared driver; 4.42% - אחר.

שאלה נוספות שנשאלו המשתתפים בסקר הייתה : מדוע לדעתך אנשים מעדיפים לחלוק מסמכים ב"פינג פונג" של אימיילים ?. 76% מהנשאלים השיבו : כי זו השיטה המהירה ביותר ; 44% מהנשאלים השיבו : כי זה מה שאני מכיר הכי טוב ; 36% השיבו : מכיוון שכל אנשי הקשר שלי משתמשים באימייל.

 עידן נוי, מנהל אגף KM&BI  ביעל תוכנה אומר: "הסקר שערכה הרמוני מראה כי למרות ש- היא סביבת עבודה יעילה ומתקדמת עדיין משתמשים רבים לא משתמשים בה בפועל. כיוון שהשימוש ב- SharePointמחייב את המשתמש לצאת מסביבת העבודה הטבעית שלו, האאוטלוק, ולעבור לסביבת עבודה אחרת. המעבר גורם לכך שעובדים פשוט מוותרים על המערכת ומעדיפים לעשות שימוש באאוטלוק לשיתוף מסמכים, למרות שהתהליך מסורבל יותר. המוצר שפותח בהרמוני מאפשר לעקוף את המכשול הזה והופך את האאוטלוק ל"דש בורד" של שרפוינט."

יעקוב כהן, מנכ"ל הרמוני בישראל מוסר: "הסקר מראה כי אחד האתגרים הגדולים איתם ארגונים מתמודדים הוא  כיצד לגרום לעובדים להשתמש בשרפוינט. אנחנו מצליחים באמצעות הבאת האפליקציה לאאוטלוק, שהיא סביבת העבודה הטבעית שלהם, לגרום לעובדים להשתמש בה."