הקריטיות של ארכוב המידע

יום ב', 16 במאי 2011

סקר מקצועי באתר PCoN:

ארכוב המידע מאפשר יכולות מגוונות שתכליתן לקטלג ולאחסן את המידע באופן אלקטרוני בצורה יעילה. למרות שרוב המידע הארגוני אגור כיום בסביבה ממוחשבת, הוא עדיין  מפוזר במערכות שונות שלא תמיד מקושרות אחת לשנייה. בנוסף, לארגונים יש עדיין ארכיונים עם ניירת, לרבות מחוץ לארגון.מערכות ארכוב מסמכים יודעות לתת לכך מענה ויאפשרו יתרונות נוספים, כגון חיסכון בנפח איחסון, ובפעילויות גיבוי המידע ותיוקו.

  תחום זה הופך לאחד התחומים החשובים בעת האחרונה, עקב שינויים רבים ובראשם העלייה הדרמטית בנפחי המידע המאוחסנים, המצריכה פתרונות יצירתיים. תקנות רגולטיביות מצד שני מצריכות שמירת מסמכים בגירסאות שונות למספר שנים, ובפורמטים שונים. בנוסף, הטרנד הירוק מביא למודעות צורך בחיסכון בהדפסת דפים, כאשר יש עדיין כמויות עצומות של ניירת בארגונים.יכולות הארכוב מספקות מענה לבעיות הללו והן צוברות תאוצה בזכות השינויים הטכנולוגיים המאפשרים העברה מהירה ופשוטה של מסמכי נייר לפורמטים אלקטרוניים, חיפוש חכם ומהיר של מסמכים ויכולת הצגת מסמכים בהתקנים מגוונים, כגון מכשירי סלולר.

  ישנם פתרונות רבים לארכוב ולעיתים יכולת זו מוטמעת במערכות אחסון שונות. כלי ארכוב רבים מתממשקים עם תוכנות אחרות כגון CRM או ERP  ולמעשה עובדים ברקע, ללא ידיעת המשתמש. כלים אלה מספקים כמה יכולות חשובות: המרת מסמכים לפורמט סטנדרטי, הוספת חתימה אלקטרונית למסמכים חשובים שיש צורך במעקב אחר שינויים בהם וכן יכולת דחיסה, לשם חיסכון בעלויות האחסון. כלי ארכוב מוצלח מצריך מערכת ניהול ובקרה יעילה שתאפשר הגדרה של הגנות על המסמכים ומנגנוני שליפה מהירים ומדויקים, אך רק למורשים בכך. זאת, לצד פתרונות חתימה אלקטרונית, אבטחה ומידור וכן גיבוי המידע המאוחסן.

  המומחים איתם דיברנו הדגישו שפרויקט ארכוב אינו רק פרויקט IT  והוא מצריך מעורבות של ההנהלה, לאור חשיבותו העסקית. יש לזכור שגם אמצעי הגיבוי הטובים ביותר אינם מבטיחים הגנה מלאה כיוון שאמצעי האחסון קריאים למספר שנים מוגבל. בנוסף, עקב הרגולציות השונות ארגונים נוהגים לעתים לשמור מסמכים לאורך שנים, גם כשאין צורך בכך. בכך הם מקשים על אחזור יעיל, בנוסף לעלויות אחסון גבוהות.

  לפי IDC  רוב המידע בארגונים, וליתר דיוק 85% ממנו הינו מידע שלא נמצא בשימוש יומיומי. מערכות ארכוב חכמות יכולות להפוך את הארגון ליעיל הרבה יותר, בניהולו ובשימוש בו, בשעת הצורך.

  לסיכום -בעידן התפוצצות המידע, ארכוב חכם הוא אחד מפתרונות הקסם. הכרתו ויישומו באופן מושכל, יוכלו לשפר את תפקוד הארגון ולחסוך הרבה כסף.

מרכיבי המפתח, הנדרשים לשם ארכוב חכם:

  • המרת מסמכים - לשם ארכוב חכם צריך כלי שמאפשר המרת מסמכים לפורמטים סטנדרטיים. הפורמטים צריכים לאפשר איכות מסמך גבוהה, הקרובה למקור, אפשרות חיפוש במסמך ויכולות עריכה ודחיסה מתקדמות.
  • דחיסה- אחד הפרמטרים החשובים ביותר לכלי הארכוב הוא יכולת דחיסת המסמכים, כיווץ ושמירתם באופן קומפקטי ללא פגיעה באיכות המסמך.
  • ניהול הארכיון- גורם חשוב זה נועד לארגן את המסמכים בצורה חכמה. בכל ארגון יש מסמכים רבים המצריכים שמירתם בארכיון עקב רגולציות שונות ולכך צריך כלי חכם שמאפשר אחסון בנפחים גבוהים ומשיכת מסמכים בעת הצורך.
  • ניהול ובקרה- כלי ארכוב מאפשרים ניהול ובקרה של מסמכי הארגון בצורה מרוכזת. כלים אלו מאפשרים לעקוב אחר שינויים במסמך, להגן עליהם באמצעות חתימה אלקטרונית וזיהוי מסמכים כפולים.
  • חיפוש המידע- ארגון המידע באופן ריכוזי ויעיל, מאפשר חיפוש מסמכים מהיר וקל, כולל גרסאות שונות של המסמכים, שנשמרו לאורך זמן.
  • מנגנוני שליפה- אחד היתרונות הבולטים ביותר בשמירת מסמכים במדיום אלקטרוני, הוא באפשרות לחפש ולשלוף מסמך במהירות ובקלות. מנגנוני השליפה צריכים לספק מנגנוני אבטחה שיאפשרו מידור מחלקות שונות וחיפוש מהיר של מסמכים, גם אלו הנמצאים בארכיון.
  • אבטחה - כוללתאבטחת התכנים המאורכבים, בפני נוזקות, גישה לא מורשת ופגיעה פיזית.
  • מידור - ניהול הגישה לחומר המאורכב, מבחינת היתרי חיפוש, קריאה, שינוי ומחיקה.

התאמה לאמצעי קצה שונים- מנגנוני השליפה צריכים להיות מותאמים לאמצעי קצה שונים המאפשרים התאמת המסמכים לפורמטים הנקראים, לרבות באמצעות הסלולר ולאופן התצוגה במסכים: