התחרות על תקציבי המחשוב

יום א', 27 ביולי 2014
 
  תופעת ה-Shadow IT היא תופעה מתעצמת, שתמשיך להתגבר וראוי להתייחס אליה ברצינות. מדובר ביוזמות ופעילויות שעושים "מאחורי גבו של המנמ"ר", מנהלי המחלקות השונות (בעיקר מנהל השיווק) והעובדים, כולל פרוייקטי מחשוב שמבוצעים ללא תיאום, שימוש בהתקני מחשוב אישיים ("קונסיומריזציה"), שימוש בתוכנות לא מאושרות וצריכת שירותים באינטרנט שיש להם השלכות על מערך המחשוב הארגוני.
 
גם תקציבים שאגפים שונים מוציאים על מחשוב, תוך רישומם על תקציב שלהם ולא כמחשוב, מוגדרים כ-Shadow IT. אלו מביאים לטרנספורמציה מהותית שעובר המחשוב,  כזאת שמחייבת את המנמ"ר להפוך להיות "ברוקר מידע" שמספק שרותי מחשוב ממגוון מקורות, בהם מערך המחשוב הקיים, גורמי מיקור חוץ וגורמים חדשים שמופיעים בתחומים השונים. 
 
  תופעה זו מציבה סיכונים רבים, כמו חוסר שליטה, היבטי אינטגרציה, חוסר תאימות ועדכניות נתונים, הקטנת תקציבי המחשוב, טיפול בפרוייקטים באופן לא מקצועי, פגיעה בתאימות למדיניות הארגונית, פגיעה במוניטין הארגון, היבטי אבטחה וגיבוי.
  מצד שני, לטיפול מסודר בה, יש יתרונות רבים, כולל ניצול הנושא להחדרת חדשנות לארגון, אפשרות לעבודה על סמך תמונת מצב ריאלית יותר, ללא 'צללים', שיפור האינטראקציה עם המנהלים והעובדים וחיזוק מעמד המנמ"ר בארגון. 
  הסיבות העיקריות לתופעה הן: אגף המחשוב ש'לא מספק את הסחורה' או לא מספק את הפתרונות במהירות הנדרשת, הנגישות להתקני מחשוב ניידים ויישומים, אינטרס אישי של מחלקות ועובדים ספציפיים, מדיניות לא ברורה מספיק והשחיקה במעמד המנמ"ר.
 
  המגמות שמאיצות ומרחיבות את התופעה, הן מעבר למחשוב כשרות, מודעות גוברת לתופעה, מודעות לערך העסקי מהמחשוב, מערכות פשוטות לפיתוח יישומים, ריבוי אפליקציות מושכות, סמארטפונים וטבלטים מסוגים שונים, מחשוב ענן על מכלול השלכותיו, הניידות והנטייה להמשיך לעבוד מהבית.  
  בין האתגרים להתמודדות עם התופעה, שבהם נתקל המנמ"ר, בולטים התנגדות לשינוי, הצורך בתמיכת ההנהלה והמספר הרב של הטכנולוגיות החדשות בהן מדובר.
 
  תחזית לא חדשה אבל ידועה מאוד של גרטנר, מדברת על כך שעד 2017, מנהלי השיווק (CMO) יוציאו על מחשוב יותר מהמנמ"רים. ואכן, מנהלי השיווק בולטים במיוחד, בין המנהלים השונים שמשקיעים במחשוב, ללא תיאום עם מחלקת המחשוב. זאת, לאור המידע הרב שמצטבר על הלקוחות והאינטראקציה הממוחשבת הרחבה מאוד איתם. לפי נתוני IDG מסוף 2013, 12.3% מתקציב מחלקות המחשוב מופנה למחשוב בשיווק ו-15.75% מתקציב מחלקות השיווק.
 
  התקציב שמוצא על IT, במחלקות שאינן מחלקת המחשוב, מוערך כשווה ערך ל-20%-40% מתקציב מחלקת המחשוב (CEB). עד 2015, 35% מתקציב המחשוב יהיה במחלקות השונות בארגון, וב-2020 90%, בארגונים עם 500 ומעלה עובדים (גרטנר). 44% מהמנמ"רים מעוניינים להשקיע בחדשנות טכנולוגית, אך עסוקים בתחזוקה (לפי Constellation Research). עד למעלה מ-80% מהעובדים בארגונים, מודים שהם משתמשים ביישומי SaaS, ללא ידיעת מחלקת המחשוב (Frost & Sullivan). 41% מהעובדים בארה"ב הודו שהם משתמשים בשירותי Dropbox וגוגל דוקס, ללא תיאום, למרות ש-87% מהם אמרו שהם מודעים למדיניות הארגון שאוסרת זאת (harmon.ie).
 
  לסיכום - חיוני לתאם נושא זה מול המנהלים השונים בארגון ובעיקר מנהלי השיווק, בכדי לצמצם את הסיכונים ולקדם את היתרונות ולהפוך את ה"לימון" ל"לימונדה".