מחדלים חמורים במערכת לניהול רשומות אלקטרוניות

יום ד', 25 במאי 2016

לצד הנושאים ה"גדולים" עוסק מבקר המדינה בדו"ח החדש גם בנושאים מחשוביים טכנולוגים.

כך לגבי מחדלים בניהול רשומות אלקטרוניות.

המבקר כותב כי מערכת ממוחשבת לניהול רשומות אלקטרוניות מספקת לארגון עדות מהימנה על פעילויותיו, מדיניותו, החלטותיו, נוהליו ומטרותיו. נוסף על כך, מערכת כזאת מאפשרת לספק מידע ברור ומנחה בנוגע לרשומות שנדרש לשמרן או שניתן לבערן.

בשנת 2005 הוחלט באגף החשב הכללי שבמשרד האוצר על הקמת מערכת "סביבת עבודה רוחבית" (להלן - סע"ר) המיועדת לניהול תוכן ארגוני (ECM) . מערכת סע"ר מאפשרת לספק למשרדי הממשלה השונים סביבת עבודה ממוחשבת אחידה וקלה לתפעול לצורך ניהול מסמכים, ניהול לשכה ודואר, ניהול ארכיונים משרדיים, ניהול תהליכי עבודה וניהול רשומות. על הקמת המערכת הוחלט מתוך מודעות גבוהה לצורך החיוני שבהקמת תשתית טכנולוגית רוחבית לניהול המשרד הממוחשב, וגם בהמשך להמלצות משרד מבקר המדינה שראוי ליזום ולממש מהלך רוחבי ומקיף בתחום ניהול הרשומות ושימורן בסביבה דיגיטלית בכל הגופים הממשלתיים.

בשנת 2010 תקצב החשכ"ל את הקמת הפרויקט ב-21 מיליון שקל למשך שלוש שנים, ובינואר 2011 פרסם מכרז לניהול תוכן ארגוני עבור משרדי הממשלה - פרויקט סע"ר. ברבעון השלישי של 2011 זכתה חברה א במכרז, ובמרץ 2012 החל פיתוחה של מערכת סע"ר.

ההובלה והניהול של פרויקט סע"ר עברו במהלך השנים בין כמה גופים ממשלתיים: עד 2011 קידמה את הפרויקט חטיבת הטכנולוגיה באגף החשכ"ל, ומשנת 2011 עד תחילת 2015 ניהל את הפרויקט מטה התקשוב הממשלתי שפעל במסגרת משרד האוצר. מאז תחילת 2015 מנהלת את הפרויקט רשות התקשוב הממשלתי, שלפי החלטת הממשלה  כפופה ישירות למנכ"ל משרד ראש הממשלה.

 

חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, קובע שהמדינה מחויבת לשמור על המידע הרגיש שברשותה הנוגע לפרטיות וצנעת הפרט של אדם. מהחוק עולה כי על המדינה לנהל ולאבטח את המידע שברשותה כדי למנוע חשיפתו למי שאינו מורשה לעיין בו. החובה לשמור על מידע ועל רשומות מחשיפה מוטלת על המדינה, גם מטעמי ביטחון המדינה.

ניהול הרשומות ושימורן באופן סדור מתחייבים מהוראות החוק ומכללי מינהל תקין, ולהם השפעה מכרעת על עבודה תקינה ויעילה של המינהל הציבורי. לנושא זה חשיבות מהמדרגה הראשונה גם לגורמים כמו המגזר השלישי, הציבור הרחב וגורמי הפיקוח, הבקרה והביקורת. היכולת של משרדי הממשלה לנהל ולאחזר באופן שיטתי ויעיל את המידע הנוצר ומתקבל במשרדיהם, היא גם אחד מעמודי התווך של עיקרון הרציפות השלטונית והמשילות.

בדוחות הקודמים שב והתריע משרד מבקר המדינה על כך שרוב משרדי הממשלה, ואף הרשויות המקומיות, אינם משמרים כהלכה את המסמכים האלקטרוניים שלהם, וגופים רבים משמידים מידע שלדעתם אינו נחוץ עוד לצרכיהם. עקב כך, מידע החיוני בהווה, הנוגע בין היתר לתהליכי קבלת החלטות, לצורכי בקרה, מעקב, ביקורת והפקת לקחים, להליכים משפטיים ומינהליים להכשרה וגם לצורכי מחקר בעתיד, עלול להיעלם לעד. משרד מבקר המדינה התריע על כך שהנזק הנגרם בלתי הפיך ואף הולך וגדל ככל שהשנים חולפות.

ההמלצות העיקריות

בשל המורכבות שביישום התהליכים הארגוניים הנוגעים לפרויקט סע"ר על משרד ראש הממשלה (להלן - משרד רה"ם) אליו כפופה הרשות לקבוע גורם אחד שיוביל את הפרויקט, יסנכרן בין כל הגורמים השותפים לו ויכריע במקרים של חילוקי דעות.

על רשות התקשוב הממשלתי שמינתה את ועדת ההיגוי לנושא פרויקט סע"ר לכנס את הוועדה לצורך קידום הפרויקט באופן מיטבי, או למנות לאלתר ועדת היגוי חדשה בעלת סמכות ואחריות דומות.

על הרשות לנתח את החסמים ואת הסיבות לעיכובים בפריסת מערכת סע"ר בגופים האמורים ולפעול לזירוז הפעולות הנדרשות ליישומה בהם.

אשר לניהול תקציב פרויקט סע"ר, על הרשות לשקול ליזום תיקון להחלטות שהתקבלו ובמסגרת זו לבחון את האפשרות לקבוע גורם אחד שאליו יופנו כל תקציבי המשרדים שיצטרפו לפרויקט.

על הרשות ליזום במהירות ובנחרצות פעולות שיבטיחו כי תיבנה תשתית ארגון ושיטות הנדרשת במשרדי הממשלה. במידת הצורך, עליה לפנות למשרד ראש הממשלה הממונה עליה כדי שיסייע בידה לקדם את ביצוע הפעולות הנדרשות בתחום זה.

על נש"ם לנקוט פעולות כדי להוציא לפועל קורס שיכשיר את הממונים על מערך הרשומות לטפל גם ברשומות אלקטרוניות.

על משרד הפנים ליזום הכשרה מתאימה לעובדי מערך הרשומות של המשרד.

על מנכ"לית משרד הפנים לפעול לאלתר כדי להבטיח ניהול תקין של רשומות אלקטרוניות במשרד ושימורן. כמו כן, עליה לזרז את הפעולות ליישום מערכת סע"ר.