ניהול זמן ונוכחות - הכרח ולא מותרות

יום ב', 25 בנובמבר 2013

מאת: יצחקי קורן*

 

נתחיל בהגדרה פשוטה: תוכנת ניהול זמן ונוכחות היא סוג של תוכנה עסקית שמטרתה לעקוב, לנטר ולבצע אופטימיזציה של שעות הנוכחות בעבודה וההיעדרויות, ולהכין את חישובי השכר בהתאם. כל זאת, בהתאם להסכמי העבודה, הסכמים קיבוציים וחוקי העבודה החלים על העובד. התוכנה מספקת למנהלי חברות וארגונים בגדלים שונים מגוון כלים המסייעים בניצול נכון של הזמן ובצמצום ההוצאות.

סקר חדש שנערך על ידי ה-American Payroll Associationמגלה כי מעל 65% מהארגונים שנדגמו לסקר, עלו כבר על הגל של השימוש במערכות תוכנה אוטומטיות לאיסוף נתוני ניהול זמן ונוכחות של העובדים אצלם, כשהחלק הנותר הצהיר כי הוא בהחלט בוחן את תהליך המעבר למערכות האוטומטיות. נראה כי יותר ויותר מנהלי HRמבינים את היתרונות של מערכות הנוכחות, ובמיוחד אלה המשולבות בפונקציות עסקיות נוספות, דוגמת משאבי אנוש ומערך השכר הארגוני, ומשלימים עם העובדה שהסתיימו הימים בהם היו יושבים מידי חודש, עם טבלאות אקסל ומחשבים מי עבד כמה ומה נעשה בזמן הזה.

מערכת לניהול נוכחות עובדים יכולה להעניק למעסיק ולאנשי משאבי האנוש בארגון תמונה מקיפה ומפורטת של שעות עבודה שהארגון צורך, מקצה ומשלם עבורן, ומאפשרת התייעלות מתמדת ודיוק מרבי בחישובי שכר. היא מאפשרת אוטומציה של איסוף, מעקב וניתוח של שעות נוכחות, שעות נוספות, היעדרויות בגין מחלה, זכאות וניצול ימי חופשה וכל סוג אחר של נוכחות או היעדרות. כך לדוגמה, ניתן לבדוק את  כמות שעות ועלויות עבודה במושגי שעות בסיס, שעות נוספות, או משמרות בחתך של מחלקות, עובדים, תקופות ועוד. כך, ניתן - גם להקצות משימות ולנהל עלות עבודה בפרויקט, או לשבץ עובדים למשמרות בהתאם לעומסי העבודה, בצורה מיטבית.

מערכת יעילה יכולה לבצע איסוף נתונים ממערכות ארגוניות שונות כגון: שעוני נוכחות, קוראים ביומטריים, אמצעי בקרת כניסה, טלפונים סלולאריים, קוויים וסמארטפונים, אינטרנט וקופות רושמות.

מערכת ניהול זמן ונוכחות עובדים מהווה גם כלי בקרה מדרגה ראשונה עבור מנהלי הארגון: במערכות המתקדמות של היום ניתן לבקש מהמערכת מטריקות גראפיות מובנות (Embedded Analytics), מחוונים ודו"חות החושפים בפני המנהלים נתונים בזמן אמת אודות נוכחות עובדים ושעות נוספות, כשהללו מאפשרים זיהוי תופעות ומגמות ונקיטת פעולה מתקנת בזמן.

מהם, אם כך, היתרונות הגלומים במעבר למערכות ניהול זמן ונוכחות אוטומטיות:

1. חיסכון בכסף

מערכות ניהול זמן ונוכחות מתקדמות חוסכות כסף בכך שהן שמות קץ לאי דיוקים שבדיווחים הידניים של פעם, למתכונת של "אני אחתים לך ואתה תחתים לי", היעדרויות לא מוצדקות, ניצול לא נכון של זמן עבודה ותשלומי יתר. מחקר של Axsium Groupגילה שארגונים גדולים יכולים לחסוך מעל 1,600 דולר לעובד - לשנה - לאחר הטמעה של מערכת ניהול זמן ונוכחות.

2. הפחתה בטעויות

מערכות ניהול זמן ונוכחות מבטיחות איסוף נכון ומדויק ביותר של שעות עבודה שעובד עבד ומצמצמות טעויות שיכולות לעלות כסף רב לארגון, כאשר בני אדם ולא מכונות מבצעים חישובים ידניים. כלי שירות עצמי לעובדים ומנהלים, מאפשרים דיווח ועדכון של שעות הנוכחות וההיעדרות, ללא צורך בטפסים והזנה ידנית של נתונים למערכת לקראת הכנת המשכורות.

3. חיסכון בזמן

לוקח זמן לעבד נתונים בדרך שבה נהגו לעשות זאת בעבר. לוקח זמן לחשב שכר על פי שעות נוכחות, היעדרות מהעבודה, ימי מחלה וכד'. שימוש נכון במערכות ניהול זמן ונוכחות מקצר דרמטית את לוחות הזמנים משלב המעקב ואיסוף הנתונים לגבי כל עובד ועובד ועד דיווח אוטומטי ושילוב הנתונים במערכת השכר.

4. היצמדות למדיניות החברה ועמידה בתנאי החוק

ניהול ידני שגוי של מעקב שעות ונוכחות של עובדים, שלעתים קרובות קשה לאתרו, יכול להמשך שנים עד שעולים על הטעות - אם בכלל. ניהול ספרים שגוי יכול לעלות לארגון בהרבה מאוד כסף בתשלומי יתר, אבל, יכול גם להסתכם במעבר על  חוקי עבודה והפרת זכויות עובדים, שעלול להביא לאישום פלילי וקנסות כבדים על החברה ומנהליה.

5. ניהול קל של הסדרי עבודה גמישים

בסביבה העסקית של היום, יש סיכוי סביר שבכל ארגון ניתן למצוא עובדים שעובדים מחוץ למשרד, בדרכים, או באתרים מרוחקים אחרים. מערכות ניהול זמן ונוכחות מאפשרות לארגונים לעקוב בקלות וביעילות אחר  זמן העבודה, תוך שימוש באמצעי דיווח שונים, דוגמת סמארטפונים, איטנטרנט, מסופים ביומטריים ואחרים.

6. ניהול קל של סידור עבודה מורכב

כל מי שניסה לשבץ משמרות של יותר מכמה עובדים בודדים יודה שזו משימה כמעט בלתי אפשרית. עם המערכות הממוחשבות ניתן לפתח ולנהל סידור עבודה מורכב, להקצות שעות ומשמרות ולנהל מעקב קל וברור אחרי החלפות זמן. כך, ניתן גם לתכנן מראש עומסי עבודה ולהקל עליהם כמו גם להקצות משאבים ותקציבים למחלקות שונות על פי צרכי הארגון.

7. יצירת דוחות קלה

כשרוצים תמונת מצב במגוון נושאים כגון ההיעדרויות המתוכננות והלא מתוכננות של עובד, מחלקה או חטיבה, אין דבר פשוט מכך: כמה קליקים של עכבר ומקבלים תמונה מקיפה של זמן העבודה, של היעדרויות ומחלות, יציאה ללימודים וכד'.

8. העלאת האבטחה

מערכות ניהול זמן ונוכחות המשולבות באמצעי בקרת כניסה כגון מנגנונים ביומטריים, קודנים ועוד לאיסוף נתונים, יכולות לסייע בניטור הגישה של עובדים ומבקרים לחלקים מסוימים בארגון/חברה, ולפקח על הכניסה אליהם. זהו חלק אינטגראלי ממערך האבטחה של הארגון בעזרתו ניתן לצמצם נזקים אפשריים של גניבה או השחתת רכוש המעסיק.

9. העלאת הפרודוקטיביות

מעבר מעבודה ידנית למערכות אוטומטיות משחרר זמן פנוי לעובדים ומספק להנהלה יותר שעות שניתן להסב לכיוונים אחרים. יתרה מזאת, עצם העברת האחריות על הדיווח הנוכחות והמשימות שבוצעו אל עובד, מחייבת אותו ביתר דין וחשבון על תפוקות במהלך שעות העבודה.

10. העלאת שביעות רצון העובדים

העובדים שבארגונם מיושמות מערכות ניהול זמן ונוכחות ירגישו טוב יותר שכן הם יקבלו במדויק את המגיע להם בסוף כל חודש עבודה. המערכת מחשבת את המגיע לכל עובד באופן מדויק, עפ"י הסכמי העבודה להם הוא כפוף והשעות שביצע, ובאופן המאפשר שמירה על זכויותיו.

----------------------------------------

*יצחקי קורן, סמנכ"ל שיווק בסינריון מערכות התמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון.  www.synerion.com